再小的企业
也应该有自己的声音 
分享到:
启示录| 货代流程 SOP, 那些年我们一起踩过的坑
 
 2019.4.22

 

​SOP

 

所谓SOP,即标准作业程序。

 

就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

 

用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

 

毫无疑问,SOP对于货代企业知识的积累与传承,

实现操作规范化、生产流程条理化、标准化、形象化,树立良好的形象,

取得客户信赖与满意都有着重大的意义。

 

一直以来,各货代企业都投入了巨大的资金来构建自己的SOP。

特别是希望借助系统来实现SOP的落地,以达到提高公司整体效率的目的。

然而由于受到管理水平、行业特性、技术等方面的原因,

在货代系统建设过程中,SOP的实现往往会陷入各式各样的“坑”中。

 

笔者结合自己货代行业信息系统建设方面的工作经验,

总结分享下在货代行业实施和实现SOP模块过程中踩过的“坑”,

并提出了货代软件中SOP模块应该具备的几个核心特性。

 

踩过的“坑”

 

1.

SOP越长越好、越复杂越好

不少货代企业在初次制定SOP时,把SOP搞得很复杂,每个细节都做了详细的规定。

 

笔者所在公司曾经实施过一个不到50个人的货代公司,该公司的海运出口业务的SOP光节点就搞了30多个,而且这些节点的执行过程信息全部对客户公开。

 

为了保证这些SOP节点得到及时的处理并保证节点信息的准确性,该公司耗费了大量的人力成本,但效果并不理想。

 

其实客户只关注清关、装箱、开船等几个核心的节点,这么多的节点把客户都搞晕了,项目最终不了了之。

 

实际上SOP并不是越长越复杂就越好,它就像个螺丝刀、锤子一样,是个工具,工具的目的就是为了提高效率。

 

SOP越细越复杂意味着需要更多的岗位和更多的操作环节,反而会使业务流程的效率下降。

 

2.

SOP是通用的

几乎每一家制定过SOP的货代企业都认为自己制定的SOP是通用的,按其制定的SOP设计的软件具有可复制性。

 

实际上货代行业存在着一代和二代、普货和危险品、大件和散货等很多细分市场,这些细分市场的业务模式、客户要求都不一致,其业务流程必然也存在很大的差异性。

 

即使在同一细分市场中,不同公司的公司规模、管理方式、人员素质也存在很大的差异。公司是不断发展的,不同的时期公司的业务流程也不同。

 

一套完整SOP体系需要经过一段时间不断的优化调整,才有可能适合一家公司实际情况,所以不存在可照搬的通用性的SOP。

 

3.

使用工作引擎做为SOP模块的软件架构

工作流引擎并不会随意更改执行的顺序。更贴切一点来说工作流引擎是用来驱动工作按既定流程的执行,即根据工作流程定义中设定的规则、条件来判断流程执行的方向。

 

由于货代行业的特殊性,一票业务的执行过程中会出现各种各样的情况,需要对这些情况能够做出快速处理,如果使用工作流引擎来处理这些复杂多变的状况,那么就需要把这些状况全部穷举完成,而且还需要工作流引擎与业务系统有很高的耦合度,这与工作流引擎高扩展、松耦合的设计原则是相违背的。

 

另一方面工作流引擎本身的复杂程度不亚于一个货代系统,其实施周期长,遇到无法解决的场景时,无法定制化,这些都是工作流引擎无法解决货代系统中SOP的应用的原因。

 

4.

直接将现有SOP加到软件中

货代企业在上新的系统时,往往把企业原先的SOP直接丢给实施人员,要求实施人员按照上系统前的SOP设置系统。系统上线后,总是抱怨说“系统不适合企业的管理规范”、“不仅没有减轻反而还增加了人工成本”等等。

 

实际上无论公司规模大小,系统上线前后的标准操作流程存在很大的差异,因此需要根据管理要求结合软件系统制定系统上线后的SOP才能够保证系统上线后业务流程的顺畅,才有可能提高工作效率。

SOP模块应具备的特性

 

笔者认为,要在货代软件中实现SOP的管理,系统的SOP模块应该具备以下几方面的特性:

1.

可定制化

用户要能够自定义SOP相关的业务流程、流程节点以及流程流转的规则。

 

2.

自动化

系统要能够根据业务特性自动判断流程的路径,自动向流程责任人推送待办事务,对于超期未处理的事务及时向责任人发出预警。

 

3.

计划性

业务流程需要经过哪些节点,每个节点由谁来负责处理,预计要什么时间完成都是有计划性的,对于操作人员必须是可视的。

 

4.

可监控的

通过建立BI数据来监控SOP的执行情况,反检整个SOP体系,不断调整和优化SOP体系。

结尾

 

随着货代行业的不断变革,新一代货代系统必须以SOP为业务处理的基本依据,只有具备上述特性,才能实现集成的、基于规则的、自动和连贯的工作管理程序,保证企业内外部物流、信息流、价值流与责任流的有机集成。在系统的实施过程中我们要注意绕开上述提到各种的“坑”。

原创作者

 

David Wei

上海沃行信息技术有限公司 Product Manager


这是WallTech「行业观察」栏目,

                            我们在这里与您聊聊关于创业,产品和互联网,欢迎您一同分享。                          

                                                                                             

CargoWare一小步,

货代转型一大步!

如此方便快捷的工具!

还不速速来一套?

  点击试用

 

关注我们,精彩不停歇