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SOP重磅升级:多模板功能与微信订阅推送,让业务“车轮”转起来!

发布:2023-03-30 15:49:43 文章来源:货代软件公司 文章作者:货代系统 浏览量:2394

每一个行业都需要规范的SOP管理,而货代日常工作面临着远超其他行业的复杂环节链路和潜在风险,拥有标准化SOP操作成了重中之重。

SOP,即标准作业程序。就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

如果未曾梳理和规范SOP流程:

 

  • 员工接到不熟悉的业务/新员工来公司,没有SOP指导,效率低下;

  • 没有SOP流程来规范,每个员工通常根据自己的理解和经验来处理业务单据,出错是常态;

  • 业务状态、物流状态不透明,信息传递可能会延误;

  • 业务优先级不明确;

  • 团队管理需要搜集信息,效率低,会出现管理盲区;

     

以上问题可能造成客户体验不佳,从而影响良好的企业形象。

 

订单越多、效率越低、出错越多。如何走出死循环?

 

许多货代企业直接照搬了市面上的SOP工具,员工却抱怨“效率更低了”、“不适配公司业务”。

 

因为:货代行业里永远不存在可照搬的通用性的SOP。

 

  • 一代和二代、普货和危险品等无数细分市场,业务流程和客户需求各不相同;

  • 同一细分市场中,规模大小、发展阶段不同的公司也有不同的流程。

 

此外,SOP只是“看见”还远远不够:

 

  • 货代不仅想知道“何时开港、放行”,也想知道“X业务距离截港还有多久?”等;

  • 不仅需要把控节点,还需要在任务交接节点告知下一个流程责任人,口述、邮件等方式都耗费大量时间。

 

以上种种都能通过数据驱动实现吗?

答案是可以

● CargoWare在原智能SOP基础上强势升级,带来SOP多模板应用,灵活匹配百花齐放的业务需求;

 

● 系统首页工作台,预警待办任务按照风险等级列出,方便员工一秒发现重点、执行落地。

 

● CargoWare数据服务也一起升级,不仅可提前预警,还可自动触发邮件/短信给同事形成“事找人”的任务流转;

 

● 还增加微信订阅功能把关键节点更新提醒推送至微信公众号,随时随地了解物流进度,可以跨部门,无视空间/时间限制与同事们形成高效沟通。

 

一套组合工具让你轻轻松松成为管理达人、客户的贴心小棉袄!

 

也是货代企业形成知识沉淀,业务规范化、条理化、标准化的管理利器。

 

 

# SOP多模板:灵活百变,自动匹配

 

 

左侧:配置业务条件,用来匹配业务单据。

右侧:快速配置SOP流程,打造您的专属个性化SOP流程。

 

当您新增、保存一个业务单据时,支持多套模版配置,可实现多种业务类型、业务场景、业务模式、分公司/分部门等多场景的快速应用;

 

设置完成后,此业务能自动匹配到符合条件的SOP模版并应用。

 

 

找到匹配的SOP模板后,在“业务状态”里展示此票业务SOP流程。

 

 

当设置好对应节点内的触发条件后,系统检测到触发条件后,节点状态就自动变成“已完成”。

例如:规定“预配”节点完成的触发条件是“输入工作号”,CargoWare检测到预配工作号时自动把节点状态改为“已预配”

 

如此一来,业务进度一目了然。

 

SOP流程沉淀在系统内,作为企业知识沉淀,方便萌新熟悉业务,快速进入公司的工作状态。

 

即使责任人变动,也能迅速、规范地上手操作。

 

# 风险预警:运筹帷幄,准时交付

 

系统首页工作台通知类/预警类/警告类信息和待办事项按预警优先级高低排序,让业务尽在掌握防止遗漏。

 

 

同事们每天一登入系统便看到最紧急的任务,点击工作号就跳转业务模块,即可第一时间处理。同时,在邮箱中也可以看到所有待办清单。

 

领导们可以了解整个团队和公司的业务完成进度以及流转进度情况,从而任务分配、工作监督等。

 

在SOP流程设置中,可设置预警规则

 

 

系统会自动向流程责任人推送待办事务,对于超期未处理的事务及时向相关的责任人(们)发出预警。

 

  • 可以设置多频次的预警(最多3次提醒)

  • 可以设置提前或延后XX 小时进行预警事项提醒

  • 可以设定多久忽略预警,减少失效预警的干扰

  • 可以设定预警优先级和设定预警通知对象

 

同时,也可以订阅数据服务五大业务预警:

 

可能甩箱,海关未放行,码头未放行,码头未配载等紧急情况的通知,更大限度地第一时间避免损失与责任的产生,及时处理降低风险。

 

 

事事有责任人,事事有提醒,自然就事事有着落了~

 

# 新增微信消息推送:更多通道获取信息

 

在此前我们就介绍过,CargoWare不仅实现了物流的可视化,还实现了业务的“代劳”

 

业务动态通过自动邮件推送给同事,不仅时刻知晓状态变化,还能让内部操作人员知道下一步该做什么。

 

相关阅读:数据服务再升级丨新增拖车定位+轨迹跟踪,打造全链路物流可视化

 

近期,CargoWare数据服务再推新功能:微信推送。只要订阅微信推送功能,就可以在微信公众号端接受到风险预警、物流变更通知等等。

 

 

无需带着沉甸甸的电脑,随时随地掌握货物进展。自动化的任务交接、多岗位协同,让数据驱动业务的“车轮”转起来!

最后,我们再简单复习一下升级后的SOP有哪些亮点:

 

1

自定义

能够自定义SOP流程节点以及流程流转的规则,和业务单据自动匹配;

 

多模板SOP灵活适配不同的业务类型、业务场景应用;根据不同角色的定义,可以了解整个团队和公司的业务完成进度以及流转进度情况;

 

2

计划性 

业务流程需要经过哪些节点,每个节点由谁来负责处理,都是可视的。

 

3

自动化

自动向流程责任人推送待办事务,涵盖邮件,短信,微信多多种通知方式,对于超期未处理的事务及时向责任人发出预警。

 

数据服务预警提醒,还可做到码头甩箱等紧急情况的通知,更大限度地第一时间避免损失与责任的产生,及时处理降低风险。

 

 

其实,新版SOP的好处还能延申出很多,具体看你怎么用。这一篇文章里根本说不完。欢迎看看我们往期的文章和视频,进一步了解数字化带来的红利。

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