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客户成功故事 | 疫情常态化之下,货代最头痛的五大难题,如何一个对策解决?

发布:2022-05-19 14:11:42 文章来源:沃行信息 文章作者:沃行信息 浏览量:983

案例简介

J企业是一家规模100人左右的国际货运代理企业,总部设于上海,并在江苏及周边地区、华北地区设立了分公司。J企业服务遍及进出口货物的海、陆、空运输代理业务、仓储、陆路运输、报关、商检、保险和物流方案规划咨询等领域。

 

自2020年3月以来,鉴于国内疫情时有反弹,员工不得不居家隔离的情况随时会发生,J企高层萌发了借此机会对企业内部管理进行信息化转型的愿望。2021年末,考虑到WallTech项下产品矩阵的丰富性,选择了货代在线协同云平台CargoWare,一并购入货代垂直电商平台CargoB2B(现更名CargoWareB2B)。在2022年春季居家远程办公期间,利用信息系统优势,有效解决了疫情带来的纷繁复杂的难题。

 

※ 由于客户保密要求,案例展示部分隐去关键信息

 

 

疫情中,货代最头痛的五大场景

 

 

2022春季,国内爆发了三年来最严重的疫情反弹,全国多地被迫按下“暂停键”。J企位于上海的总部受疫情影响最久也最严重,截止到5月中旬已经远程办公近三个月;散落在全国各地的分公司也陆陆续续开启在家办公的慢放模式。

 

疫情期间,以J企为代表的传统货代企业,面临着订单管理、岗位协同、营销获客及老客户服务的困难;同时,资金周转难、货物交付延迟的窘境也深刻考验了一把企业的综合能力。

 

疫情远程办公中,最考验公司的有以下五大场景:

 

01

上下游企业协同困难

 

货物/文件/数据/风险的整理汇总、转移,构成了货代工作的核心。在一票业务的运输全流程中,涉及十几种文件和数据的流转——报价单、托书、电子订舱单、预配、反恐舱单、设备交接单、VGM、报关单、提单、保函、派车单、预报、账单等。如果货代仍然采用传统的工作方式,很难管理海量的数据和文件,任何一个环节有差错,业务都无法顺利进行。

 

02

内部协同困难

 

企业内部在一票业务的全生命周期的工作流里,需要经手多个岗位(销售、客服、操作、文件、结算等等),每个岗位环环相扣。隔离期间,同事无法面对面配合,无法第一时间知道任务的紧急性,导致普遍的效率低下。

 

据统计,J企业2020年疫情爆发初期,居家办公导致员工的工作效率和工作参与度下降约15%。对于J企业来说,还存在总部和分公司之间协作的低效混乱。

 

03

客户管理困难

 

疫情期间无法登门拜访客户,货代和客户的联系渠道大幅减少。销售想开拓新客户,几天一变的物流价格/政策信息也需要向老客户传达,这些只能全部依赖电话。在使用信息系统前,J企业需要花费大量的人力和时间成本来电话触达海量客户,然而接二连三的电话也影响了客户体验。

 

04

财务管理困难

 

公司和合作伙伴、客户之间存在大量的对账、开票、收付款、核销需求。全城静默期间,快递服务暂停,很多财务活动无法进行。要支撑持续运营,对公司的现金流储备是一个挑战。

 

05

交货时效性

 

疫情最严重的时候,部分港口的疏港集港几乎瘫痪,物流停滞严重,很多公司延迟交货。货主、货代双方都非常焦虑,也很难及时发现风险。

 

 

这些问题看似多而杂

如何一招制胜地同时解决所有问题?

 

WallTech的思路是:

 

“ 
 

让业务数据“中心化”管理

让工作任务自动“找人”

让客户在统一“窗口”找你

让财务活动在“云上”进行

让供应链清晰可见,乃至“自己说话”

 

在WallTech看来,客户购买的不是工具本身,而是一整套的信息化管理思想和最佳实践。

 

 

 

一个方案,解决五大难题

 

 

2021年底,J企业和WallTech达成合作,CargoWare系统和配套的电商门户CargoB2B正式实施上线。

 

仅仅依靠货代协同系统和配套产品的支持,J企业解决了大部分2020年以来遭遇的各类远程办公问题。

 

 
 

 

企业和上下游合作单位的所有数据,留存在CargoWare统一的数据交互中心,满足了上下游企业数据/文件协同的需求,也免于资料存贮、外带转移的困难。

 

 
 

 

CargoWare智能化的任务推送功能:SOP内部推送,系WallTech于2020年专为居家办公场景开发的“明星功能”,可自动投递邮件给指定岗位/指定同事,让任务主动去“找人”。经测试,SOP内部推送让配合效率提升了至少20%。

 

 
 

CargoB2B的引入让J企拥有了属于自己的电子商务在线订舱平台门户,优势航线、优惠信息等实时在门户发布。依靠完善的海空铁综合物流查询下单功能,直客/同行可以在电商平台浏览运价等关键信息,并直接下单,极大提升了J企和客户的协作效率,也让客户更加信赖其服务能力。

 

 

 

 
 

 

CargoWare有成熟的结算模块,J企废除了以往手工Ecxel、邮件往来的方式,改为依托于网络的“在线对账”,极大提升双方效率,降低混乱和差错;同时电子发票的应用也让发票快速抵达,实现资金回笼。

 

 

 

 
 

 

在供应链混乱拥堵的时期,增值服务之一:数据服务,帮助J企业让供应链高度透明。从拖车出发开始,货物全轨迹都可被追踪定位,关键时间节点、箱货信息在系统界面上实时显示,货代能很方便地监控运输进展,防范一切可能的风险。自动化的SOP邮件推送,24小时第一时间汇报直客,让直客感觉非常贴心。

 

 

 

 

总结 & 建议

 

 

通过和WallTech合作,J企业改变了传统的管理方式,开始踏入数字化转型升级的第一步。J企业表示,有了先进的管理模式,将来能抵抗各种风险,加速成长。

 

公司目前实现了初级的转型,在人员管理、订单管理、财务结算上实现了信息化。将来,随着规模不断扩大,可以考虑采用BI大数据分析,根据实时大数据进行商务分析,在复杂多变的环境中做出更理性、更明智的决策。

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