这项工作每天偷走员工的时间
老板却毫无察觉!
业务的推进、部门之间的沟通、风险的防范……都离不开 审批流程。
但是,这一项必不可少的工作,正悄悄成为货代公司的 “效率杀手”,和 “时间小偷”——
# 走流程、盯流程挤占大量工作时间,员工每天辛苦加班,却无暇顾及更重要的核心工作;
# 业务流程太慢,无法敏捷应对商机、响应客户需求,造成客户流失、投诉增加;
# 新员工抱怨规章制度多,难以上手;
# 老板疑惑地问:为什么人员增加了,营收增加了,利润却没有同等增加?
有人做过一个行为分析,发现一个流程的处理时间中90%是停滞时间,真正有效的处理时间很短。并且在流程处理过程中需要人员一趟趟打电话甚至“跑腿”等各种手段去催促,不仅耗时耗力,而且效果差,时时有跟单失踪或石沉大海的情况发生。
就像“文山会海”一样,臃肿、低效、充满瓶颈的流程,每天都在浪费宝贵的资源。
在当今竞争异常激烈的商业环境中,企业更加需要不断改进其内部协作流程和运营模式,让员工把精力用在刀刃上,在同等资源投入下创造更大价值!
因此,货代系统CargoWare隆重推出BPM引擎——
BPM
(Business Process Management)
业务流程管理功能
BPM引擎和CargoWare业务操作模块系统性配合,为货代企业提供一套自定义+自动化的审批流程引擎,从设计、创建、发起到执行跟进,每个环节都自动流转、自动提醒责任人,极大缩短“停滞时间”,比传统模式高效50%以上。
数据来源:fujifilm.com
自定义+自动化的流程设计
100%完美适应业务
建设自动化审批流的第一步:配置流程。
您可以自由设定:
⁕ 名称:便于日常管理和维护;
⁕ 应用分公司:集团架构企业可为分公司做流程配置;
⁕ 绑定表单:流程和表单对应;
⁕ 消息通知方式:审批人和被审批人多渠道接收通知;
⁕ 分支流程配置:规定不同情况,走不同审批流;
⁕ 流程节点配置:自定义流程经过的节点以及对应的审批人/审批岗位/上级主管,以及抄送人;
⁕ 审批执行方式:单例/汇签;
⁕ 拒绝方式:退回发起人/退回上一级;
……
支持跨部门审批、跨分公司审批;正向审批+逆向驳回皆可有细致的设定。
完成配置后,用户在系统内发起审批,系统自动抓取信息,自动生成审批单、自动匹配流程,采用预设规则,完成全部的审批操作。
看起来很拗口?举个例子!
管理员规定:
提交付款申请的金额≥10000元时,
给领导A、领导B、领导C审批,抄送老板;
提交付款申请的金额<10000元时,
给领导A审批,无需抄送老板;
那么,用户提交付款申请时,BPM引擎自动检测金额,根据不同金额梯度,自动发起不同的审批流程,而无需用户自己判断、写邮件。
在这个例子里,只规定了两种不同情况的分支流程;你还可以配置更加复杂的流程,比如给N个金额梯度规定N个流程;比如不同的业务类型,不同的利润率走不同流程,等等……
由此,实现端到端全生命周期的自动化。
减少人工干预,从而降低了人为差错的发生概率,保证了流程的规范性、顺畅性。
⌈付款申请⌋ 已上线
CargoWare BPM引擎一期已上线⌈付款申请⌋审批。
未来几个月内,还将陆续上线⌈开票申请⌋、⌈业务费用审批⌋功能,适应货代公司不同的审批场景!
下面,我们以付款申请审批流程为例,分别从发起人和审批人视角,感受BPM的强大和便捷。
一键发起审批
表单自动生成 数据同步带入
发起人可以在 结算模块-付款申请 中,选择一票业务,一键创建付款申请。
和邮件、钉钉等方式不同,BPM是嵌入在货代操作系统中的引擎,所有业务数据均可自动带入,用户不需要手动填写表单上的结算对象、金额、币种、业务类型等大量的数据,BPM抽取系统数据自动生成表单,用户可一键提交,免去了大量的“信息搬运”工作!
同时,也可将发票等文件凭证一键上传,文件储存在云端,供流程参与方随时查看。
⌈审批事项清单⌋ 工作台
集中处理 掌控进度
摆脱恼人的、堆积成山的邮件和文件, ⌈审批事项清单⌋ 模块就是您的“审批工作台”:每一票被发起的付款申请,都会自动流转到对应审批人的工作台。
发起人 可以一键发起审批,查看自己发起的审批;
审批人 可以在这里集中处理审批,支持批量处理。
系统自动归类了“我处理的/我发起的”、“待处理/已完成”的审批流程;未经处理的工作会以数字小红点提醒用户。
无论是发起人还是审批人,都能随时查看进度,牢牢掌控流程:点击 查看流程记录 ,可视化流程图解工具映射出整个流程,包括在每个阶段处理、拒绝和完成。
红色表示已拒绝的节点;
橙色表示正在处理中的节点;
绿色表示已通过的节点;
没有琐碎的文字,只有直观清晰的图形化流程让你一目了然。
审批记录 里罗列了每个节点变化的精确时间、操作人和备注信息,实现了端到端全流程的透明化、可视化。
首页 ⌈审批事项⌋
多渠道提醒审批 “事找人”避免遗漏
许多时候流程停滞,只因责任人忘记处理了。
CargoWare首页工作台增加⌈审批事项⌋ 板块,每一个员工一登陆系统,就能看到等待处理的审批,第一时间查看自己责任内的流程进度。
等待处理的审批,都会以数字小红点形式,醒目地提醒用户。你还可以设置多种不同的提醒方式:
系统内置的铃铛;
邮件;
微信小程序
……
全渠道“轰炸”式提醒,让责任人第一时间处理。
从“人找事”进化到“事找人”模式,再也不怕流程进行到一半,停滞无人处理。
发起人不需要“三请四催”,审批人不用苦于事务繁冗,付款申请就像踏上高速公路,纵享飞一般的速度!
更多BPM功能 敬请期待
BPM引擎,实现了发起人、审批人的双向便利,让流程不再受制于混乱的文件、漏看的消息、繁琐的手工劳动,从而提升企业经营的整体效率。
⌈开票申请⌋、⌈业务费用审批⌋功能即将上线,敬请期待!
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